6 نکته برای خرید نرم افزار حسابداری مناسب

6 نکته برای خرید نرم افزار حسابداری مناسب

در گذشته اشخاص از دفاتر کاغذی برای ثبت اعداد و ارقام و حساب های خود استفاده می کردند. اما امروز کمتر کسب و کاری است که هنوز از دفاتر کاغذی استفاده کند. وقتی می شود با فشردن چند کلید به سادگی تمام اطلاعات کسب و کار خود از موجودی انبار گرفته تا حساب سود و زیان و نمودارهای فروش و سود و بسیاری اطلاعات دیگر چرا باید خود را محدود کرده و منتظر جمع و تفریق دفاتر و حساب های متناقض و پر از اشتباهات فردی باشیم.
امروزه مدیر هر کسب و کار کوچک و بزرگی به خوبی می داند که برای مدیریت بهتر و به صرفه تر استفاده از یک نرم افزار حسابداری است جزء اصول اولیه کسب و کار است.
اما مشکل بزرگی که وجود دارد انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب از بین هزاران گزینه ی موجود در بازار است. چطور می توان گزینه ی مناسب را پیدا کرد؟
در زیر به 6 نکته برای انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب کسب و کار شما اشاره خواهیم کرد.

1. در نظر گرفتن نیازهای شما و کسب کارتان

اولین نکته ای که باید در نظر داشته باشید نیازهای کسب و کارتان است. بسیاری از نرم افزار های حسابداری علاوه بر نیازهای اولیه ی هر کسب و کار بخش ها و امکانات خیلی بیشتری نیز دارند که برای اکثر کسب و کارها قابل استفاده نیست. این بخش ها باعث دشواری کار با نرم افزار و افزایش پیچیدگی آن می شود پس نرم افزاری را انتخاب کنید که بیشترین مطابقت را با نیازهای شما و کسب و کارتان  دارد.

این تصور که برخی فکر می کنند اگر نرم افزاری را تهیه کنند که امکانات بیشتری را دارد بهتر است باوری غلط و اشتباهی بزرگ است که باعث به وجود آمدن مشکلات بسیاری خواهد شد. چرا که امکانات نرم افزار نیازمند ورود اطلاعات بیشتر نیز هستند حال اگر شما به این امکانات نیازی نداشته باشید بالاجبار هر روز باید اطلاعاتی را در نرم افزار خود وارد کنید که هیچوقت به کارتان نخواهد آمد. به اضافه اینکه این امکانات اضافی باعث سردرگمی و ایجاد اشتباهات انسانی نیز خواهند شد.

نرم افزار حسابداری برنامه حسابداری

2. توانایی ها و مهارت های حسابداری خودتان را در نظر بگیرید.

اگر قرار است خودتان با نرم افزار کار کنید بهتر است قبل از خرید نرم افزار از میزان توانایی مورد نیاز برای کار کردن با آن نرم افزار با خبر شوید. بیشتر نرم افزارهای حسابداری به صورتی طراحی شده است که حتماً باید کاربری که با آن کار می کند به حسابداری مسلط بوده و در آن تخصص داشته باشد. پس چنانچه شما حسابدار نیستید و تسلط کافی به حسابداری ندارید از نرم افزاری استفاده کنید که نیازمند تخصص در حسابداری نیست. البته این نکته را در نظر داشته باشید برای حسابداری کردن یا در کل مدیریت شما باید با مفاهیمی مانند خرید، فروش، بازگشت از خرید و بازگشت از فروش، دریافت، پرداخت و در کل اصول اولیه حسابداری آشنایی داشته باشید.

3. میزان بودجه ی خود را تعیین کنید.

نرم افزارهای حسابداری قیمت های بسیار متفاوتی دارند چه بسا نرم افزارهای مشابه با امکانات مشترک و بسیار نزدیک به هم که تفاوت قیمت چند صد برابری دارند. بنا براین هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری مبلغی که میخواهید هزینه کنید را در نظر داشته باشید تا نرم افزاری که انتخاب می کنید متناسب با بودجه ی مورد نظرتان باشد.

البته نکته بسیار مهم تر در این بخش توجه به امکانات و بررسی قیمت نرم افزار با در نظر گرفتن امکانات و پارامترهای ارزشی آن است. متاسفانه به دلیل عدم وجود نظارت بر قیمت گذاری نرم افزارهای حسابداری به هیچ عنوان قیمت نرم افزار ها متناسب با کارآیی و امکانات آن ها نیست و تنها به برند و نام آن ها وابسته است. چه بسا نرم افزارهایی که کارآیی چندان بالایی ندارند و با قیمت های بسیار گزاف در بازار عرضه شده و خریدار به صرف قیمت بالا تصور می کند دارای کیفیت خوبی هستند ولی نرم افزارهای مشابه آن با کارآیی بیشتر و کیفیت بالاتر با قیمتی بسیار بسیار پایین تر قابل تهیه و خرید است.

4. توجه به مبلغ نهایی برای خرید نرم افزار

متاسفانه به علت عدم نظارت، بسیاری از شرکت های بزرگ و معروف در عرصه نرم افزار های حسابداری با اعلام رقمی پایین به عنوان قیمت نرم افزار مشتری را ترغیب به خرید کرده و پس از خرید، به طرق مختلف اقدام به اخذ مبالغی جهت فعالسازی بخش ها و امکانات دیگر نرم افزار می کنند. که در نهایت مبلغ تمام شده نرم افزار به چند برابر مبلغ اعلامی می رسد. بنابر این قبل از خرید با شرکت تولید کننده چک کنید که آیا برای امکانات نرم افزار باید مبلغی پرداخت شود یا خیر و چنانچه جواب مثبت است این مبلغ را به رقم اولیه اضافه کرده و سپس اقدام به خرید کنید.

5. پشتیبانی نرم افزار حسابداری انتخابی خود را بررسی کنید.

هر نرم افزاری که استفاده می کنید نیاز به پشتیبانی دارد. هیچ گاه از نرم افزاری که پشتیبانی ندارد و یا به صورت غیر مجاز تهیه شده برای حسابداری کسب و کار خود استفاده نکنید. اطلاعاتی که شما در نرم افزار حسابداری خود وارد می کنید بسیار ارزشمند تر از مبلغی است که باید بابت نرم افزار پرداخت کنید. پس این اطلاعات را به خاطر هزینه ی کمتر به خطر نیندازید. به علاوه بیشتر افرادی که اقدام به شکستن قفل های نرم افزار ها می کنند تغییراتی در کدها به وجود می آورند و ممکن است از اطلاعات شما سوء استفاده کنند. همانطور که هیچگاه به یک مجرم اعتماد نمی کنید این افراد نیز به هیچ عنوان قابل اعتماد نیستند پس به همین راحتی اطلاعات کسب و کارتان را در اختیارشان نگذارید.

بررسی کنید نرم افزار انتخابی شما از چه طریقی پشتیبانی می شود. بیشتر شرکت های نرم افزار بابت هزینه پشتیبانی مبلغی را به صورت سالیانه دریافت می کنند. بررسی کنید این مبلغ چقدر است و آن را نیز در نظر بگیرید. برخی شرکت ها نرم افزار را به صورتی طراحی کرده اند که پس از اتمام مدت پشتیبانی نرم افزار قفل شده و قابل استفاده نیست و حتی به اطلاعاتی که خودتان در آن وارد کرده اید نیز دسترسی نخواهید داشت. سعی کنید همیشه از نرم افزاری استفاده کنید که پشتیبانی دارد و چنانچه مدت زمان پشتیبانی شما به اتمام رسیده حتماً آن را تمدید کنید. هر چند روش فوق که برخی از شرکت های بسیار معروف و بزرگ از آن استفاده می کنند اخلاقی نیست و نوعی شبیه به گروگانگیری به نظر می آید.

6. حتماً حتماً و حتماً قبل از خرید نرم افزار با حسابدار خود مشورت کنید

آخرین و مهم ترین نکته در خرید نرم افزار حسابداری تایید آن توسط حسابدارتان است. البته اگر حسابدار دارید!

اگر نرم افزاری را تهیه کنید که مورد تایید حسابدارتان نباشد مشکلاتی که برای شما به وجود خواهد آمد کاملاً قابل پیش بینی هستند. حتی در صورتی که حسابدارتان را مجبور به استفاده از آن نرم افزار کنید. مطمئن باشید آن نتیجه ای که مد نظرشماست حاصل نخواهد شد.

 

دیدگاهتان را بنویسید